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峄城区人社局“三个一”推进流动人员人事档案信息化建设
来源:峄城区人力资源和社会保障局    作者:    发布时间:2021-12-14

一、四化推进,打造人事档案工作“一特色”峄城区人社局于20205月率先在全市启动流动人员档案数字化工作,在全面摸清、梳理我区流动人员档案工作情况后,创新“四化”举措,推动档案管理工作提档升级,打造数“智”峄城。一是档案信息影像化。历时一年,峄城区人社局完成了120万页档案图像和16万条著录的整理工作,并将23512卷流动人员的人事档案信息全部录入到省流动人员公共服务平台,使得每一卷实体档案都有了一份与之完整对应的数字影像档案。档案管理系统化。开发建设峄城区流动人员人事档案信息系统,专门应用于流动人员档案的查询、转递、退休审核等工作,改变了过去从纸面上静态了解人事情况的传统模式,真正做到了变被动服务为主动服务。档案运用效能化。通过减少档案转接环节,退休办理和档案查询调阅业务的办理时长,分别由原来的10个工作日和几十分钟一并缩短到了现场秒办,真正实现了让数据多跑路,让群众少跑腿,大大提升了办事群众的满意度。档案信息数字化。在区人社局档案数字化加工室可以将新移交过来的流动人员档案进行分类整理,并通过扫描设备进行扫描上传、电子登记等方式将档案信息全部录入系统,减少了去档案室查找、翻阅实体档案的环节,提高了人事档案的查阅效率和服务质量,更好地保护了实体档案的安全,实现人事档案的信息化、数字化管理。

二、树牢规矩意识,完善制度约束“一保障”。一是制定了档案数字化处理期间的工作纪律和实施细则对档案工作人员进行了业务培训,强化了工作纪律,签订了保密协议。同时,积极联系相关安全保密部门,确保工作开展前完成所有数字化设备和软件的安全技术检测,并对数字化工作全程进行监控录像;二是制定档案安全保密和质量监管制度确档案实体保护交接、数字化加工流程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理等操作规范和行为准则;要求数字化档案制作人员一律挂牌上岗,并将各项规章制度张贴上墙,置于加工场所醒目位置;三是业务上有完善的可以复制的工作流程。详尽的工作流程可以保障档案在数据化过程中出库、校验、入库的完整性和正确性,保证了档案数字化建设顺利有序进行。通过建立责权明确、覆盖数字化全过程的岗位责任制,实现了分工明确、责任到人、各司其职、密切配合,进一步强化了档案数字化外包工作的质量安全保障体系。

三、完善保密监管,确保档案管理“一安全”人社局档案严格贯彻执行《保密法》和《档案法》的规定,档案库房由专人专管,其他人员不得随意进入档案库房。一是严格档案查阅程序。提供档案查借阅服务及接收档案材料时,由指定人员在专门区域进行相关工作;对人事档案在规定范围内审查、借阅,严格履行相关查阅程序和手续,查借阅档案前需经单位领导批准,提供查阅手续及证明,查借阅人员要对档案文件妥善保管,及时归还,不得转借他人;严格遵守档案管理规定,不得污损干部档案;二是严格档案保密管理。严格进出库登记制度,对人事档案内容禁止自行摘抄、翻印或复制,严禁使用电子设备进行拍照、录音及录像等;不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密;严禁将与档案审核有关信息,通过短信、微信等途径发布或与他人交流;三是全程监控录像、严格执行九防制度。2个库房、办公室均安装高清摄像头,对进出、查阅、调档等工作情况24小时进行录音录像,确保档案管理无死角;严格执九防制度,每确认工作现场内电源开关、照明灯及门窗是否关闭,逐项确认后离开;每周对库房内档案进行盘点,逐卷档案核实,确保档案绝对安全。四是严格电脑管理。档案室共6台电脑,其中1台连接互联网,其余5台连接职工平台系统查阅人事档案和第三方系统查阅电子档案,配备1台碎纸机,及时销毁涉密文件及人事信息材料,确保档案保密工作安全、人事信息无泄漏。